domingo, 13 de noviembre de 2016
Portada
Gestión
de la Comunicación del Proyecto
Proyecto
Hidroituango
Gestión
de Stakeholders (108001)
Universidad
Nacional Abierta y a Distancia - UNAD
Introducción
Como director de
proyecto, es mi trabajo mantener a una serie de personas bien informadas. Es por
eso que es esencial que el personal del proyecto sepa lo que se espera de
ellos; Lo que tienen que hacer, cuando tienen que hacerlo, y qué presupuesto y
limitaciones de tiempo y especificación de calidad y tienen hacia el proyecto.
Debido a lo anterior, es motivado el
siguiente blog, con el fin de que la junta directiva conozca de primera mano la
información del proyecto, es decir, conozca su estado, los cambios, riesgos y
el progreso del mismo, con el fin de evaluar el desempeño de su inversión.
Además,
este blog contienen los procesos de la organización y la comunicación entre el
equipo de proyecto y los Stakeholder. Además, establecerá los roles del
proyecto y las responsabilidades en la comunicación. Este blog de
comunicaciones se realizó en base al capítulo 10 de la guía del PMBOK
desarrollado por Project Management
Institute
Lista de Tablas
Tabla 1. Matriz de influencia
impacto de los interesados del proyecto Hidroituango
Tabla 2. Entradas y salidas de
la Generación de Información para ser comunicada.
Tabla 3. Urgencia de la
información. Elaboración propia.
Tabla 4. Matriz de
Comunicaciones. Elaboración propia a partir de PMBOK 5 ed.
Tabla 5. Actualización de los
hitos del Contrato. Tomado de (Hidroeléctrica Ituango, 2016)
Tabla 6. Seguimiento al
desarrollo de las obras principales Tomado de (Hidroeléctrica Ituango, 2016)
Tabla 7. Estado de avance de las
obras de la presa a 31 de diciembre de 2015. Tomado de (Hidroeléctrica Ituango,
2016)
Tabla 8. Presupuesto y ejecución
presupuestal 2015 (COP pesos corrientes). Tomado de (Hidroeléctrica Ituango,
2016)
Tabla 9. Balance General. Tomado
de (Hidroeléctrica Ituango, 2016)
Tabla 10. Información a
comunicarJustificación
El
proyecto Hidroeléctrico Ituango se localiza sobre el río Cauca, en el llamado
“cañón del Cauca”, tramo en el cual este río, que nace en el sur del país,
corre a través de profundos cañones y desciende unos 800 m.
El
río Cauca es uno de los más importantes del país, con un recorrido de 1.350 km;
su cuenca de unos 37.800 km2 recorre más de 150 municipios de Colombia, con una
población de alrededor de 10 millones de personas; descarga sus aguas al río
Magdalena, que a su vez lo hace al Mar Caribe, en el norte.
El
proyecto está situado en el noroccidente del departamento de Antioquia, a unos
170 kilómetros de la ciudad de Medellín. Ocupa predios de los municipios de
Ituango y Briceño, en donde se localizan las obras principales, y de Santa Fe
de Antioquia, Buriticá, Peque, Liborina, Sabanalarga, Toledo, Olaya, San Andrés
de Cuerquia, Valdivia y Yarumal, que aportan predios para las diferentes obras
del proyecto.
La
presa estará localizada a unos 8 km aguas abajo del puente de Pescadero, sobre
el río Cauca, en la vía a Ituango, inmediatamente aguas arriba de la
desembocadura del río Ituango al río Cauca.
Necesidades de negocio
La
generación de energía del proyecto será de 2.400 megavatios (las seis
hidroeléctricas de EPM juntas generan 2.600 megavatios) y en 2018, cuando entre
en operación, se espera que genere el 20% de la energía que necesita el país.
En este sentido, EPM será la mayor generadora del país.
Objetivos
Objetivo General
Aplicar las técnicas del PMBok en la
elaboración del plan de gestión la comunicación del Proyecto Hidroeléctrico
Ituango.
Objetivos Específicos
Realizar la identificación de las
entradas, herramientas, técnicas y salidas necesarias para la gestión de las
comunicaciones en el Proyecto Hidroeléctrico Ituango.
Elaborar el plan de comunicaciones para el
proyecto objeto de aplicación y determinar como la información transmitida puede
acelerar o entorpecer los procesos operativos y administrativos del proyecto.
Identificar los diferentes procesos para
el desarrollo de la gestión dela comunicación en el Proyecto Hidroeléctrico
Ituango, mediante la guía dada por PMBok
1. Ubique la matriz Influencia Impacto que usted desarrollo en el primer momento (Gestión de los interesados)
 |
Tabla 1. Matriz de influencia impacto de los interesados del proyecto
Hidroituango
|
 |
Matriz de
Poder/interés. Tomada de Project
Management Institute, 2014
|
2. Establezca un juicio de expertos y determine las estrategias de comunicación.
“La imagen pública y la reputación
que cualquier compañía proyecta a sus stakeholders se ha convertido en un
activo significativo e indispensable que impacta en el crecimiento del negocio y
su permanencia en el mercado” (Meza,
2015)
Una
estrategia de comunicación es una herramienta diseñada para articular acciones
comunicativas de orden interno, que contribuyan a consolidar procesos institucionales;
y de alcance externo, orientadas a informar sobre el alcance y el avance de los
planes, programas, estrategias y proyectos. La estrategia también debe promover
el empoderamiento comunitario de las iniciativas gubernamentales, el diseño y
la implementación de campañas cívicas y educativas y el posicionamiento de la
imagen institucional.
Para el
proyecto Hidroituango se estable los siguientes Componentes de la Estrategia de
Comunicación:
•
Comunicación interna
•
Comunicación externa
•
Comunicación educativa
•
Comunicación participativa
2.1 Comunicación interna
Está
concebida como un proceso comunicativo dirigido a fortalecer las relaciones de
quienes conforman el entorno del proyecto. Su implementación incorpora un
conjunto de acciones y productos orientados a lograr la vinculación, motivación e integración de los
diferentes equipos de trabajo y grupos de interes de proyecto. La comunicación
interna deberá además propiciar acuerdos sobre el diseño y ejecución de planes,
programas, estrategias para el desarrollo del proyectos
2.1.1 Productos
•
Carteleras institucionales
•
Intranet
•
Boletín virtual
•
Actividades de capacitación
•
Jornadas de comunicación
2.2 Comunicación externa
La comunicación externa estara
encaminada a: crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos
objetivo, fomentar prácticas sociales compatibles con la vida, promover
actividades, productos o servicios y proyectar una imagen favorable de
proyecto.
2.2.1 Productos
Medios Externos de
Comunicación Masiva:
•
Radio – Prensa – TV – Internet (comercial – institucional – comunitaria)
Medios de Comunicación
Institucional:
·
Comunicados de Prensa
·
Ruedas de prensa
·
Publicaciones institucionales (Boletines – documentos especializados –
material educativo)
·
Videos institucionales
·
Emisoras y canales de televisión institucional
·
Portal Web
·
Portafolios de servicios
·
Campañas Cívicas y Educativas
· Eventos públicos
2.2.2 Sitio Web
El sitio Web
del Proyecto debe responder a los principios de la comunicación en ambientes
virtuales. Para ello necesita incorporar:
•
Estructura de administración de
contenidos
•
Pertinencia de contenidos
•
Contenidos para sitios Web (Redacción
digital)
•
Usabilidad
•
Interactividad
2.3 Comunicación educativa
El componente de la comunicación educativa se refiere a la planificación
de campañas dirigidas a la promoción del proyecto de manera interactiva
2.3.1 Productos
•
Talleres educativos
•
Jornadas informativas
•
Cartillas
•
Plegables
•
Páginas Web temáticas
•
Videos educativos
•
Programas y series radiales
•
Comerciales de televisión
•
Avisos de prensa
•
Afiches
•
Banners en sitios Web
•
Vallas
•
Pendones
2.4 Comunicación participativa
La comunicación participativa contribuye a construir lazos perdurables de
entendimiento, diálogo y solidaridad que ofrezcan condiciones apropiadas para
asegurar alianzas entre los actores sociales a favor de la convivencia
pacífica, el respeto por la diferencia, el desarrollo sostenible
La estrategia de comunicación participativa debe involucrar los siguientes
componentes:
•
Participación
•
Diálogo de saberes
•
Intercambio de experiencias
•
Negociación de prioridades
•
Creación de alianzas
•
Sinergia de esfuerzos hacia un
objetivo común
3 Como estrategia de comunicación deben diseñar una página web lo suficientemente ilustrativa, dinámica y bien organizada para que los stakeholders ingresen la consulten y estén informados a tiempo de los cambios, evoluciones, afectaciones y beneficios del proyecto, inicialmente publicarán la estrategia a seguir para comunicar a cada grupo de interesados.
Para mantener informados a los Stakeholder de la estrategias del proyecto, el equipo de proyecto ha puesto en marcha el siguiente portal web:
Donde se podrá consultar todo lo referente al Proyecto Hidroeléctrica Ituango (Hidroituango)
shgcm.blogspot.com
Donde se podrá consultar todo lo referente al Proyecto Hidroeléctrica Ituango (Hidroituango)
4 Establezcan el Análisis de requisitos de Comunicación
Para el proyecto se promoverán varios
medios de comunicación para garantizar el flujo efectivo de la información,
dentro de ellas se mencionan, informes y documentos mediante reuniones y
correos electrónicos, para lo cual se deberá contar con una sala de reuniones
equipada con teléfono.
Para la comunicación informal se
utilizara el teléfono, para conversaciones breves ante aclaración de dudas o
posteriores reuniones. No se podrá aprobar una solicitud de cambio sin previa
firma del documento, por parte del Director del proyecto.
Se propondrán reuniones semanales,
donde deben estar presentes como mínimo un representante por cada empresa. El equipo de proyecto debe estar presente en todas las reuniones semanales.
La mayor urgencia de la información
con el equipo de proyecto será la aclaración de dudas, solicitudes y aprobación
de órdenes de cambio, riesgos y posibles atrasos o alteraciones al presupuesto,
informes de rendimientos, imprevisto general y omisiones en los planos del
proyecto.
Para la elaboración de un informe para
su posterior comunicación se usara el esquema presentado en la Tabla
2
ENTRADAS
SALIDAS
|
5 La tecnología de la comunicación
La tecnología utilizada para una
efectiva comunicación son teléfono, fax, computadora para envío de correos,
manejo de base de datos, chat, vídeo conferencia, teléfonos inteligentes y
radios.
Los métodos a utilizar en este
proyecto serán los e-mails y reunión cara a cara, estas debido a la duración del
proyecto y la ubicación de la obra.
6 Los Modelos de comunicación
Para el proyecto Hidroituango se hará
del uso de los siguiente modelos de comunicación debido a la envergadura del
proyecto y los grupos de interés involucrados tanto a nivel interno como
externo:
6.1 Comunicación Descendente
Es la comunicación que fluye desde
los niveles más altos del proyecto hasta los más bajos. Estas comunicaciones
que van del superior al subordinado son básicamente de cinco tipos:
instrucciones de trabajo, explicación razonada del trabajo, información sobre
procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación al subordinado
respecto a la ejecución, información de carácter ideológico para iniciar la
noción de una misión por cumplir
6.2 Comunicación Ascendente
Fluye desde los niveles más bajos del
proyecto hasta los más altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones de
grupo y procedimientos de presentación de quejas.
6.3 Comunicación Horizontal
Es la comunicación que fluye entre
funciones, necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en una
organización.
6.4 Comunicación Diagonal
Es la que cruza distintas funciones y
niveles del proyecto y es importante cuando los miembros de la misma no pueden
comunicarse por medio de los demás canales de comunicación.
7 Los Métodos de comunicación
Las metodologías usadas para
transmitir información entre los interesados en el proyecto pueden variar
significativamente. Por ejemplo, se puede incluir como métodos de comunicación
desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples
documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos)
al que se pueda acceder en línea.
Ademas, se incluira:
•
Comunicación interactiva. Entre dos o más partes que realizan un
intercambio de información de tipo multidireccional. Resulta la manera más
eficiente de asegurar entre todos los participantes una comprensión común
acerca de temas específicos, e incluye reuniones, llamadas telefónicas,
videoconferencias, etc.
•
Comunicación de tipo push (empujar). Enviada a receptores específicos que
necesitan conocer la información. Esto asegura la distribución de la
información, pero no garantiza que efectivamente haya llegado a la audiencia
prevista ni que haya sido comprendida. Este tipo de comunicación incluye las
cartas, los memorandos, los informes, los correos electrónicos, los faxes, los
correos de voz, los comunicados de prensa, etc.
•
Comunicación de tipo pull (halar). Utilizada para grandes volúmenes de
información o para audiencias muy grande, que requieren que los receptores
accedan al contenido de la comunicación según su propio criterio. Entre los
métodos, se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual, los
servidores de contenido, etc.
Nota: En función de los requisitos de
comunicación, el director del proyecto decide qué métodos de comunicación deben
utilizarse dentro del proyecto, cómo y cuándo hacerlo.
Entre los
factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se
incluyen:
7.1 La urgencia de la necesidad de información.
Interesados
|
Tecnología de la Información
|
Grupo de interés de EPM, entes
gubernamentales, , promotores del proyecto, municipios movimientos sociales y
grupos afectados
|
A.
Correos
electrónicos para consultar y presentar informes, solicitudes según
requerimiento de los interesados o persona, por ser un proyecto de carácter público.
B.
Llamadas
telefónicas para comunicación entre los interesados directos e indirectos
|
Directores de obra y junta
directiva
|
A.
Correos
electrónicos para consultar y presentar informes.
B.
Llamadas
telefónicas para comunicación entre los interesados directos e indirectos.
C.
Videoconferencias
|
Jefes
directos y empleados
|
A.
Llamadas
telefónicas para comunicación entre los interesados directos e indirectos
diariamente
B.
Web
conferencias, video conferencias, chats
C.
Comunicación
verbal diariamente con los Recursos para informar las actividades a realizar
D.
Presentación
de Informes Diarios de las actividades a realizar en la obra.
|
Gerencia
General y junta directiva con público en general
|
A.
Comunicados
en la página web y en periódicos en línea
|
7.2 La disponibilidad de la tecnología.
En el proyecto se contara con la
siguiente tecnologia para divulgar Actas, Acuerdos, Directivas, Decisiones,
Circulares, Comunicados, Memorandos y Cartas:
•
Servicio de correo Electrónico,
•
Chats
•
Videoconferencias
•
Intranet
Y para dar informacion puntual o
indicaciones en tiempo real, se contara con:
•
Servicio de telefonia Movil y
•
Radios de comunicación local
7.3 El personal previsto para el proyecto.
Entre el equipo para manejar,
controlar y mantener las comunicaciones, se cuenta con personal de sistemas y
profesionales de periodismo para hacer la divulgacion de los diferentes actas,
reportes.
7.4 La facilidad de uso.
La comunicación que se implementara será
de fácil acceso y control por parte de los recursos que la están utilizando,
con el fin de tener una comunicación asertiva y directa con los diferentes
grupos de interés
7.5 El entorno del proyecto.
Para presentar los avances del
proyecto, según sea el requerimiento de los interesados, se realizara
publicaciones en la Páginas WEB de documentos escritos como son Cartas, actas,
etc. Además se realizar, Web conferencias entre el personal encargado de rendir
informes y los responsables de la realización de las obras, interventores y
supervisores encargados de la obra.
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