9 Determine lo sistemas de gestión de la información.

La información del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilización de diferentes herramientas.

9.1 Gestionar Documentos impresos. Elaborado a partir de (Hidroeléctrica Ituango, 2010)

ACTIVIDAD		DESCRIPCIÓN
ID	NOMBRE
RECIBIR Y DISTRIBUIR DOCUMENTOS EXTERNOS
1	Recibir y radicar información	Auxiliar Recepción, recibe documentos externos, los radica y relaciona en la planilla de documentos recibidos: Nombre de la persona y/o entidad remitente, número de radicación, fecha de recibo, dependencia destinataria y anexos si los tiene. Consulta en fax corporativo la información electrónica que haya llegado a la empresa, la radica electrónicamente y la guarda en correspondencia recibida y la relaciona en planilla Excel de documentos recibidos y direcciona comunicación al destinatario o a la persona competente. Excluye de radicación las invitaciones, tarjetas, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. Estas comunicaciones las relaciona en la planilla recepción de documentos y las remite a los destinatarios acompañadas de la planilla para su firma como constancia de recibidas. Cuando los documentos son recibidos en las oficinas de atención a la comunidad, el Auxiliar responsable de la oficina, solicita al Auxiliar Recepción, número de radicado, escanea y lo envía a electrónicamente a Recepción donde son remitidos a los destinatarios
2	Escanear y distribuir información	Auxiliar Recepción, escanea los documentos y los direcciona vía electrónica a los destinatarios indicando el asunto de la comunicación o del documento; envía los originales al archivo. (Sigue en paso 7) Las facturas las remite a las dependencias respectivas acompañadas de planilla control recepción de facturas, con la siguiente información: nombre responsable, radicado, fecha.
3	Tramitar información	Destinatario de las diferentes dependencias de la empresa, recibe documento y procede con el trámite requerido. Si la comunicación recibida requiere respuesta procede con la misma, haciendo referencia tanto al número del radicado externo como al interno de la comunicación recibida. El directivo respectivo revisa y gestiona respuesta y envía a Auxiliar Recepción para su trámite.
RECIBIR Y DISTRIBUIR DOCUMENTOS HACIA PÚBLICOS EXTERNOS
4	Recibir y radicar información a ser distribuida	Auxiliar Recepción recibe de dependencias de la empresa documentos para su trámite externo. Radica, ingresa a base de datos la información recibida, realiza las actividades de alistamiento físico y empaque para el envío por los diferentes medios. La correspondencia nacional o internacional se empaca en sobre especial, se le elabora guía de la empresa transportadora y se anuncia la recogida del servicio. Elabora planilla Itinerario de mensajería, relacionando los documentos a distribuir y entrega a Mensajero los documentos.
5	Distribuir información	Mensajero, distribuye documentos, hace firmar de receptor de la correspondencia planilla Itinerario mensajería y la devuelve a Auxiliar Recepción
6	Escanea y entregar información para archivo	Auxiliar Recepción, recibe de mensajero planilla y copias de documentos entregados firmadas, las escanea y remite con planilla control recepción documentos al archivo.
ORGANIZAR DOCUMENTOS
7	Organizar información	Responsable Archivo, clasifica y organiza los documentos recibidos, hace apertura de carpetas con base en series y sub-series documentales y las registra en el sistema de información.
8	Archivar documentos	Responsable Archivo, archiva documentos cronológicamente en cada una de las carpetas correspondientes dependiendo de la serie o sub – serie documental.
9	Conservar información	Responsable Archivo, conserva documentos en los medios definidos por la empresa: microfilmación, digitalización, videos, o demás medios electrónicos establecidos.
10	Depurar información	Responsable Archivo, aplica a los documentos archivados la tabla de retención documental vigente en la empresa.
CONSULTAR INFORMACIÓN
11	Consultar información	Usuario interno consulta sobre documento o información archivados.
12	Prestar información y/o documentos	Responsable Archivo, orienta al usuario como acceder a los fondos documentales Diligencia formato Control de préstamos lo hace firmar del usuario, registra en sistema de información y actualiza cuando se regresa el documento prestado.
GESTIONAR OTRA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
13	Emitir documentos para gestión interna	Asamblea General, Junta Directiva, Gerente o Directivo, emite actas, acuerdos, directivas, decisiones, circulares, comunicados, memorandos.
14	Control numérico de información	Responsable Secretaría General, lleva el control numérico de las Actas de Asamblea General de Accionistas y de Junta Directiva, Acuerdos, Directivas y Decisiones. Responsable Archivo, asigna numeración a circulares y comunicados. Responsable de cada dependencia, asigna control numérico a memorandos. Auxiliar Recepción, radica cartas
15	Comunicar información en la empresa	Responsable de cada dependencia, da a conocer, vía electrónica, si es el caso, la información en la empresa y envía original en forma física y electrónica al archivo central donde se clasifica y conserva según la naturaleza del documento. La Secretaría General es responsable de comunicar y socializar en la empresa la información generada en la Asamblea de Accionistas y en la Junta Directiva.

9.2 Gestión de comunicación electrónica

Con el fin de minimizar restricciones con la comunicación vía electrónica, debido a la diversidad de tecnología, los informes enviados mediante correo electrónicos en Excel o Word, se deberán presentar en versión 2003, además las fotografías se deberán comprimir, los archivos de Autocad deberán ser en versión 2004.

Se asume que todas las empresas que intervienen en el proyecto cuentan con teléfono, internet, correo electrónico y cuenta con conocimientos básicos en Excel y Word.

Se contara con las siguientes herramientas

·         Correo corporativo HIDROITUANGO (Exchange).

La hidroeléctrica cuenta entre otros con un servidor de correos el cual brinda un servicio completo de correo con buzones asignados, disponibilidad de Backup, agendamiento a nivel de servicios y recursos (Salas, Vídeo Beams, etc.) habilitado y en funcionamiento, el cual permite tener control de los recursos y visualizar la disponibilidad de los mismos, Integración directa con toda la suite de oficina de Microsoft, etc.

·         Intranet, gestión documental (Share point) y SIGCOIN

Estas herramientas permiten compartir información interna de manera segura, y el acceso a manuales de procedimientos, calendario de actividades, formatos corporativos, comunicaciones, además tiene un módulo de gestión documental el cual permite radicar y digitalizar las comunicaciones (entrantes y salientes), memorandos, directivas, actas, etc. Se desarrolló además, un software interno de gestión y centralización de la información denominado SIGCOIN, el cual permite almacenar y consultar documentación estratégica de la organización.

·         Sistema de información SAFIX

La Hidroeléctrica Ituango cuenta con un ERP diseñado para manejar grandes volúmenes de información, alta concurrencia de usuarios y automatización de procesos que permite la optimización en el manejo y la funcionalidad de la información oportuna y confiable de la gestión de la empresa para la toma de decisiones. Además, cuenta con soporte local.