4 Establezcan el Análisis de requisitos de Comunicación

Para el proyecto se promoverán varios medios de comunicación para garantizar el flujo efectivo de la información, dentro de ellas se mencionan, informes y documentos mediante reuniones y correos electrónicos, para lo cual se deberá contar con una sala de reuniones equipada con teléfono.

Para la comunicación informal se utilizara el teléfono, para conversaciones breves ante aclaración de dudas o posteriores reuniones. No se podrá aprobar una solicitud de cambio sin previa firma del documento, por parte del Director del proyecto.

Se propondrán reuniones semanales, donde deben estar presentes como mínimo un representante por cada empresa. El equipo de proyecto debe estar presente en todas las reuniones semanales.

La mayor urgencia de la información con el equipo de proyecto será la aclaración de dudas, solicitudes y aprobación de órdenes de cambio, riesgos y posibles atrasos o alteraciones al presupuesto, informes de rendimientos, imprevisto general y omisiones en los planos del proyecto.

Para la elaboración de un informe para su posterior comunicación se usara el esquema presentado en la Tabla 2

ENTRADAS INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS Información Accionistas Miembros de Junta Directiva. Organismos de Gobierno y de Control Proveedores, Contratistas Comunidad Dependencias de la Empresa Información relacionada con el objeto social de la empresa Políticas documentales y normatividad Interna y externa Entidades Gubernamentales y de control. Dirección Administrativa y Financiera. Aplicables a la Empresa SALIDAS PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Información clasificada, organizada, custodiada, conservada y puesta a disposición de la empresa y/o sus grupos de interés. Accionistas Junta Directiva. Organismos de Gobierno y de Control Proveedores, Contratistas Comunidad Dependencias de la Empresa Cumplimiento de políticas y normatividad establecida.

Tabla 2. Entradas y salidas de la Generación de Información para ser comunicada.