7 Los Métodos de comunicación

Las metodologías usadas para transmitir información entre los interesados en el proyecto pueden variar significativamente. Por ejemplo, se puede incluir como métodos de comunicación desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos) al que se pueda acceder en línea.

Ademas, se incluira:

•        Comunicación interactiva. Entre dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipo multidireccional. Resulta la manera más eficiente de asegurar entre todos los participantes una comprensión común acerca de temas específicos, e incluye reuniones, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc.

•        Comunicación de tipo push (empujar). Enviada a receptores específicos que necesitan conocer la información. Esto asegura la distribución de la información, pero no garantiza que efectivamente haya llegado a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida. Este tipo de comunicación incluye las cartas, los memorandos, los informes, los correos electrónicos, los faxes, los correos de voz, los comunicados de prensa, etc.

•        Comunicación de tipo pull (halar). Utilizada para grandes volúmenes de información o para audiencias muy grande, que requieren que los receptores accedan al contenido de la comunicación según su propio criterio. Entre los métodos, se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual, los servidores de contenido, etc.

Nota: En función de los requisitos de comunicación, el director del proyecto decide qué métodos de comunicación deben utilizarse dentro del proyecto, cómo y cuándo hacerlo.

Entre los factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:

7.1 La urgencia de la necesidad de información.

Interesados	Tecnología de la Información
Grupo de interés de EPM, entes gubernamentales, , promotores del proyecto, municipios movimientos sociales y grupos afectados	A.                Correos electrónicos para consultar y presentar informes, solicitudes según requerimiento de los interesados o persona, por ser un proyecto de carácter público. B.                Llamadas telefónicas para comunicación entre los interesados directos e indirectos
Directores de obra y junta directiva	A.                Correos electrónicos para consultar y presentar informes. B.                Llamadas telefónicas para comunicación entre los interesados directos e indirectos. C.                Videoconferencias
Jefes directos y empleados	A.                Llamadas telefónicas para comunicación entre los interesados directos e indirectos diariamente B.                Web conferencias, video conferencias, chats C.                Comunicación verbal diariamente con los Recursos para informar las actividades a realizar D.                Presentación de Informes Diarios de las actividades a realizar en la obra.
Gerencia General y junta directiva con público en general	A.                Comunicados en la página web y en periódicos en línea

Tabla 3. Urgencia de la información. Elaboración propia.

7.2 La disponibilidad de la tecnología.

En el proyecto se contara con la siguiente tecnologia para divulgar Actas, Acuerdos, Directivas, Decisiones, Circulares, Comunicados, Memorandos y Cartas:

•        Servicio de correo Electrónico,

•        Chats

•        Videoconferencias

•        Intranet

Y para dar informacion puntual o indicaciones en tiempo real, se contara con:

•        Servicio de telefonia Movil y

•        Radios de comunicación local

7.3 El personal previsto para el proyecto.

Entre el equipo para manejar, controlar y mantener las comunicaciones, se cuenta con personal de sistemas y profesionales de periodismo para hacer la divulgacion de los diferentes actas, reportes.

7.4 La facilidad de uso.

La comunicación que se implementara será de fácil acceso y control por parte de los recursos que la están utilizando, con el fin de tener una comunicación asertiva y directa con los diferentes grupos de interés

7.5 El entorno del proyecto.

Para presentar los avances del proyecto, según sea el requerimiento de los interesados, se realizara publicaciones en la Páginas WEB de documentos escritos como son Cartas, actas, etc. Además se realizar, Web conferencias entre el personal encargado de rendir informes y los responsables de la realización de las obras, interventores y supervisores encargados de la obra.