8 Presente un plan de gestión de las comunicaciones para el proyecto.

8.1 Entradas

8.1.1                  Matriz de Comunicaciones

Para mejorar la comprensión de la comunicación en el proyecto se utilizara la matriz de comunicaciones, donde se propone la manera formal de comunicación, los elementos necesarios de información que se solicita de cada involucrado, la periodicidad, el medio, y a cual persona debe entregarse.

Canales de comunicación	Formato	Metodología o tecnología	Contenido	Comunicador	Receptor	Frecuencia	Detalle de la información
Informes	Word	Documento Digital, con copia impresa.	Estado actual de una actividad.	Personal del proyecto.	Director del proyecto	Semanal	Alta
			Avances del proyecto	Director del proyecto	Sponsor	Mensual	Alta
			Avances de ejecución del presupuesto	Director del proyecto	Organismos de control	Cada vez que el receptor lo solicite	Alta
Reuniones	Cara a cara	Debate y participación de todos los asistentes	Sugerencias y novedades frente a la ejecución	Equipo del proyecto	Director del proyecto	Semanalmente	Alta
Actas	Word	Documento digital	Relación de materiales y equipos	Contratista / Proveedor	Director del Proyecto	Según cronograma del proyecto	Alta
			Conclusiones y responsabilidades asignadas en cada reunión	Director del proyecto	Equipo del proyecto	Semanalmente
Listas de verificación	Word	Impresas	Relación de materiales	Proveedor	Jefe de adquisiciones	Cada vez que se efectúen compras	Medio
			Estructuras realizadas	Contratista	Ing. Residente	Según cronograma de la obra	Medio
Cartelera	Física 1 mt X 1.20 mt	Documentos impresos	Beneficios del proyecto	Equipo del proyecto	Comunidad	Cada seis meses	Media
Correo electrónico	Digital	Digital	Doc, utilizado para enviar información y dar instrucciones primarias así como mecanismo de información masiva para divulgar temas de uso interno	Equipo del proyecto	Personal del proyecto	Según necesidad de las partes	Media
Presentaciones/ videos	PowerPoint, /adobe acrobat documento proyecto.	Doc. digital, copia digital	Utilizado para la capacitación e instrucción del personal interno del proyecto, así como para la exposición de temas frente a los comitentes principales.	Director del proyecto	Grupos de interés	Según necesidades	Media
Vía telefónica o video llamada	Telefonía celular contratada, y líneas fijas utilizadas por el proyecto	Verbal/ Informal	Comunicar información no relevante o de impacto sobre el proyecto, que debe ser autorizada por un canal de comunicación formal.	Personal del proyecto	Personal del proyecto/ entes externos	Según necesidades de las partes	Bajo
Video conferencias	SKYPE	Grabación, copia magnético	Reuniones para definir aspectos técnicos en el desarrollo del proyecto, debe realizarse un acta de finalización	Director del proyecto	Equipo del proyecto	Según necesidades de las partes interesadas	Alto

Tabla 4. Matriz de Comunicaciones. Elaboración propia a partir de PMBOK 5 ed.

8.1.2                  Informe de desempeño del trabajo. Fuente: (Hidroelectrica Ituango, 2016)

La Oficina de Control Interno como evaluador independiente, formuló un instrumento de evaluación denominado, "Informe de Seguimiento", conforme al cual presenta el presente informe sobre el estado del Control Interno, luego de realizar la correspondiente valoración de cada uno de los temas contenidos en el instrumento, con los avances desarrollados en este cuatrimestre. La presentación del informe atiende a los conceptos claves de la estructura de la Actualización del Modelo Estándar de Control Interno adoptado a través del Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, el cual se implementó en la Hidroituango de acuerdo con el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014.

Se realizó seguimiento en el mes de septiembre de 2016, al plan de fortalecimiento MECI

Durante el cuatrimestre se monitoreo la gestión empresarial, evaluando las principales acciones administrativas y de cumplimiento durante el período citado

SEGUIMIENTO PLAN ESTRATEGICO CORPORATIVO - 2016- En este periodo de evaluación se evidenció que las distintas dependencias vienen dando cumplimiento al Plan Estratégico Corporativo de la Sociedad y para aquellas acciones que presentaron algún retraso, se les adelantaron medidas que favorecieron su cumplimiento.

Durante de este periodo se realizó seguimiento a la gestión de riesgos con corte a septiembre de 2016 Durante de este periodo se realizó seguimiento a la gestión de riesgos con corte a septiembre de 2016

Se realizó seguimiento a los indicadores empresariales con corte a septiembre 30 de 2016, estos permitieron evidenciar que están ajustados a los resultados previstos.

Se realizó seguimiento a la aplicación de la Ley 1712 de 2014, encontrando que en lo que va corrido de esta vigencia, se evidencia un alto grado de cumplimiento

Seguimiento al Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de Hidroituango. Hidroituango cuenta con el procedimiento documentado de atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.

Durante el periodo se recibieron cincuenta y ocho (58) PQRS, todas fueron atendidas de manera oportuna y con un tiempo de respuesta promedio de cinco (5) días, evidenciando oportunidad en la respuesta y destacando el compromiso de la entidad para atender todas y cada una de las PQRS que se reciben en los distintos canales de comunicación.

SEGUIMIENTO POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN: La Sociedad Hidroeléctrica ltuango S.A. E.S.P; en cumplimiento de las obligaciones emanadas de la ley, Hidroituango realizó su Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano conforme los parámetros diseñados en la herramienta "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".

8.1.3                  Factores ambientales del proyecto

En los factores ambientales del proyecto que afectan el proceso de planificar la gestión de las comunicaciones se identifican las siguientes:

·       Ruido: Los procesos de comunicación en su gran mayoría generan ruido que se constituyen en factores ambientales de la empresa.

·       Antena: Generan radiaciones magnéticas que afectan a los empleados y a la parte externa de la empresas.

·       Congestión en la comunicación: genera traumas en la conectividad del proyecto y en las mismas comunicaciones alterando el entorno y al individuo.

·       Contaminación Visual: Las carteleras y vallas generan mucha iluminación alterando la tranquilidad del entorno.

·       Los folletos: generan material particulado que son factores ambientales en el proyecto.

·       Generación de molestia en la población: Una comunicación inadecuada puede alterar los factores ambientales del proyecto.

·       Cambio de hábito: El cambio de cultura puede resistencia y alterar los factores ambientales del proyecto.

8.1.4                  Activos de los procesos de la organización

·         Políticas del proyecto,

·         Documentos y actas

·         Informes en medio físico y digital

·         Organigrama de la empresa

·         Procesos para la comunicación y generación de informes

·         Proceso para documentación de documentos

·         Procesos de gestión

8.2 Herramientas y técnicas

       8.2.1         Tecnología de la comunicación

Ver numeral 5

       8.2.2         Modelos de comunicación

VerNumeral 6.

        8.2.3          Métodos de comunicación

Ver numeral 7

       8.2.4           Sistemas de Gestión de la Información

Ver numeral 9

8.2.5           Informe de desempeño

Ver numeral 10

8.3 Salidas

8.3.1                  Comunicaciones del proyecto

Ver numeral 11.

8.3.2                  Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

Durante la ejecución de las actividades principales y considerando la magnitud de las obras para la construcción de la central hidroeléctrica, ha sido necesario realizar modificación de hitos, las cuales fueron aprobadas por la Junta Directiva y contienen la justificación técnica que se sustenta en la cláusula 9.17 del Contrato.

Tabla 5. Actualización de los hitos del Contrato. Tomado de (Hidroeléctrica Ituango, 2016)

8.3.3                  Seguimiento del Proyecto

Ver numeral 10